Senior Administratief Ondersteuner Reorganisatie – Regio Oost-Nederland

Introductie

Voor een organisatie in het hoger onderwijs in Oost-Nederland zijn wij op zoek naar een zeer ervaren en nauwkeurige Senior Administratief Ondersteuner. Je gaat tijdelijk aan de slag binnen een HR-projectteam dat betrokken is bij een omvangrijke reorganisatie.

In deze fase worden grote hoeveelheden personeelsinformatie verwerkt en vindt er op verschillende momenten formele en vertrouwelijke communicatie richting medewerkers plaats. Jouw rol is hierin belangrijk. Je zorgt ervoor dat personeelsbrieven en andere correspondentie zorgvuldig worden voorbereid, gecontroleerd en verwerkt.

Je werkt met verschillende bestanden en gegevensbronnen en controleert niet alleen of documenten technisch goed zijn samengesteld, maar ook of de onderliggende gegevens kloppen. Je signaleert bijvoorbeeld ontbrekende gegevens, dubbele records of andere afwijkingen voordat communicatie wordt verzonden.

Nauwkeurigheid, discretie en kwaliteitscontrole staan in deze functie centraal.

Organisatie

Je komt terecht in een belangrijke fase van een omvangrijke reorganisatie binnen het hoger onderwijs. Met jouw werk lever je een directe bijdrage aan een zorgvuldige en professionele uitvoering van dit traject.

Deze opdracht vraagt dan ook om meer dan alleen administratieve ervaring. We zoeken iemand die nauwkeurig werkt, verantwoordelijkheid neemt en begrijpt dat achter iedere brief en ieder personeelsbestand een medewerker zit.

Functie

Als Senior Administratief Ondersteuner houd je je onder andere bezig met:

• het voorbereiden, genereren, controleren en verwerken van personeelsbrieven en andere formele correspondentie;
• het uitvoeren van mail merges en document merges met onder andere Microsoft Word en Excel;
• het beheren en controleren van gegevensbestanden en verzendlijsten;
• het signaleren en corrigeren van ontbrekende, dubbele of afwijkende gegevens;
• het controleren of de juiste medewerker aan de juiste brief en gegevens is gekoppeld;
• het zorgvuldig verwerken en opsplitsen van grote hoeveelheden gepersonaliseerde documenten;
• het gereedmaken van correspondentie voor verzending en het verwerken hiervan in de juiste personeelsdossiers;
• het bewaken van de volledigheid, uniformiteit en tijdigheid van communicatie;
• het bijhouden van de voortgang en status van verschillende communicatiemomenten;
• het bewaken van deadlines en tijdig signaleren van eventuele knelpunten;
• het ondersteunen van het HR-projectteam bij overige administratieve werkzaamheden binnen de reorganisatie.

Functie eisen

We zoeken een ervaren administratief professional die gewend is om met grote hoeveelheden gegevens en vertrouwelijke informatie te werken. Je hebt een scherp oog voor detail en neemt niet zomaar aan dat aangeleverde informatie correct is. Je controleert, vergelijkt en signaleert wanneer iets niet klopt.

Daarnaast beschik je over:

• ruime ervaring met administratieve ondersteuning binnen complexe verander-, reorganisatie- of HR-trajecten;
• ervaring met het verwerken van grote hoeveelheden gegevens en documenten;
• aantoonbare ervaring met het voorbereiden van grote aantallen gepersonaliseerde brieven, e-mails of andere formele communicatie;
• ruime ervaring met mail merge, document merging of vergelijkbare technieken;
• ervaring met het controleren van grote gegevensbestanden en het signaleren van fouten, afwijkingen, dubbele records en ontbrekende gegevens;
• ervaring met vertrouwelijke en privacygevoelige personeelsinformatie;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• een zeer hoge mate van nauwkeurigheid en kwaliteitsbewustzijn;
• goede organisatorische vaardigheden en een sterk gevoel voor planning en deadlines;
• het vermogen om zelfstandig te werken en verantwoordelijkheid te nemen voor het eindresultaat.

Ervaring binnen het hoger onderwijs of met HR-administratie is een sterke pré.

Je bent zorgvuldig, discreet, zelfstandig en stressbestendig. Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en begrijpt het belang van foutloze communicatie richting medewerkers.

Je houdt van structuur en overzicht en werkt graag met grote hoeveelheden gegevens en documenten. Tegelijkertijd ben je kritisch: wanneer iets niet logisch lijkt, zoek je uit waar het misgaat en onderneem je actie.

Aanbod

• Regio: Oost-Nederland
• Uren: 32 uur per week
• Start: Zo snel mogelijk
• Duur: Tijdelijke opdracht
• Opleiding: HBO
• Dienstverband: Detachering

Inlichtingen

Bas de Lange 06-29479030

basdelange@marcenbas.nl